Bạn có biết rằng khi soạn thảo văn bản trong Microsoft Word, bạn có thể tạo và trình bày các bảng thông tin như thời khóa biểu, lịch công việc, bảng thống kê… một cách dễ dàng không? Với công cụ tạo bảng có sẵn trong Word, việc này trở nên rất dễ dàng. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc với bảng, có thể bạn gặp phải một số thao tác phức tạp và khó thực hiện. Vậy làm thế nào để làm việc hiệu quả với bảng trong Word? Hãy cùng Dangvoweb.com tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Hướng dẫn tạo bảng trong Word

Để tạo bảng trong Word, bạn có thể thực hiện theo 3 cách sau đây:

Cách 1: Di chuột chọn số lượng ô mong muốn

Cách đầu tiên áp dụng khi bạn muốn tạo bảng với số lượng ô nhỏ (giới hạn 10 ô hàng ngang và 8 ô hàng dọc). Bạn chỉ cần vào phần Insert, sau đó chọn vào ô Table, sau đó di chuột để chọn số lượng ô trong bảng theo nhu cầu.

Cách 2: Cài đặt bảng trong Word theo số lượng mong muốn

Ở cách này, bạn cũng vào mục Insert trên thanh công cụ và lựa chọn mục Table. Tại cửa sổ hiện ra, bạn lựa chọn vào mục Insert Table. Khi đó, hộp thoại mới xuất hiện và bạn chỉ cần nhập vào số hàng số cột mong muốn và chọn Ok là xong. Với cách này, bạn có thể tùy chỉnh bảng với số lượng hàng và cột nhiều hơn cách trên.

Cách 3: Tạo bảng trong Word bằng cách vẽ

Người dùng có thể tùy chỉnh vẽ số lượng hàng và cột với chiều rộng và dài tùy ý ngay từ đầu khi tạo bảng. Việc bạn cần làm là lựa chọn Insert trên thanh công cụ, chọn tiếp Table, tại hộp thoại lựa chọn mục Draw Table. Lúc này, trên trang xuất hiện cây bút và bạn có thể thực hiện việc tạo bảng cho mình.

Thêm/xóa cột và dòng cho bảng trong Word

Sau khi đã tạo được cho mình một bảng với số ô và hàng theo yêu cầu, khi tiến hành các hoạt động khiến bạn cần thêm hoặc xóa bớt cột/dòng để phù hợp hơn thì bạn có thể làm theo cách sau:

Chèn/xóa cột ở bảng

Đầu tiên, khi bạn muốn thêm một cột ở vị trí nào đó, hãy chọn chuột vào cột gần vị trí đó, sau đó nhấp phải chuột. Khi các lựa chọn hiện lên, bạn click vào Insert. Tiếp theo, bạn chỉ cần lựa chọn vị trí chèn cột mong muốn:

• Chọn Insert Columns to the Left: khi muốn chèn cột vào phía bên trái cột hiện tại.
• Chọn Insert Columns to the Right: khi muốn chèn cột vào phía bên phải cột hiện tại.

Còn khi bạn muốn xóa cột nào chỉ cần nhấp chuột vào cột đó, click chuột phải và lựa chọn Delete Columns.

Chèn/xóa dòng trong bảng trong Word

Bạn cũng có thể chèn/xóa dòng trong bảng theo cách tương tự. Thay vì đánh dấu 1 cột, bạn thực hiện đánh dấu 1 hàng và chọn chuột phải. Tại các kết quả lựa chọn, bạn có thể thực hiện các lựa chọn liên quan đến hàng như:

• Chọn Insert Rows Above: để thêm dòng lên trên.
• Chọn Insert Rows Below: để thêm dòng xuống dưới.

Để xóa hàng bạn cũng cần chọn hàng muốn xóa, nhấp chuột phải và lựa chọn mục Delete Rows.

Hướng dẫn chỉnh sửa bảng trong Word

Làm việc với các bảng trên Word không chỉ là việc xây dựng nó và điền thông tin vào là xong, trong quá trình thao tác, có thể bạn cần chỉnh sửa nó sao cho phù hợp nhất. Dưới đây là một số thao tác chỉnh sửa bảng đơn giản nhất bạn có thể thực hiện trong mục Layout trên thanh công cụ như sau:

Cách gộp ô
Sau khi lựa chọn các ô cần gộp, bạn vào mục Layout và chọn Merge Cells (biểu tượng các ô được hòa vào nhau) như vậy là bạn đã gộp được các ô mong muốn.

Cách tách ô
Bạn cũng lựa chọn một ô cần tách, vào mục Layout rồi chọn Split Cell (biểu tượng ô được chia nhỏ). Khi đó, hộp thoại mới xuất hiện để cho bạn thiết lập số hàng số cột cần tách, chọn OK là xong.

Cách tách bảng
Chọn vị trí cần phân tách trong bảng, vào phần Layout và chọn mục Split Table, nó sẽ tự động phân cách bảng cho bạn.

Hướng dẫn thêm ghi chú vào bảng trong Word

Bảng thông tin cần được trình bày ngắn gọn, dễ hiểu, thuận mắt nhưng thông tin bạn muốn truyền đạt thường rất lớn. Chính vì vậy, cách tạo chú thích cho bảng sẽ đem lại tiện ích cho người dùng. Các bước thực hiện cơ bản như sau:

1. Bôi đen nơi cần tạo ghi chú trong bảng.
2. Chọn Review trên thanh công cụ, sau đó chọn New Comment.
3. Nhập các ghi chú cần thiết. Phần được ghi chú sẽ được phân biệt bằng một màu nền khác.

Bạn có thể không cho các ghi chú này hiển thị khi muốn in nội dung bảng ra. Điều này có thể thực hiện bằng cách: Chọn Review -> Show Markup -> Bỏ chọn Comment.

Hướng dẫn cách đánh số thứ tự trong bảng trong Word

Việc đánh số thứ tự trong bảng giúp các thông tin trong đó được thể hiện theo một bố cục hoàn chỉnh hơn. Bạn có thể thực hiện các thao tác sau để đánh số thứ tự trong bảng:

1. Bôi đen các ô cần đánh số thứ tự.
2. Chọn thẻ Home.
3. Chọn mục Paragraph (biểu tượng các số thứ tự).
4. Chọn Numbering (biểu tượng mũi tên trên mục đó).
5. Chọn Define New Number Format.

Trong hộp thoại mới hiện lên sau khi chọn Define New Number Format, cần xóa dấu chấm sau số 1 và chọn OK. Như vậy đã hoàn thành xong bước thiết lập đánh số thứ tự trong bảng. Ở những lần sau, bạn chỉ cần chọn vào biểu tượng mũi tên ở mục Numbering và không cần cài đặt lại việc bỏ dấu chấm.

Đối với những bảng dài trên các trang khác nhau, cần phải cài đặt lại số bắt đầu ở trang mới để nó tiếp tục đánh số phù hợp. Chỉ cần chọn Numbering -> Set Numbering Value -> Start new list -> Nhập số thứ tự tiếp theo vào Set value.

Trên đây là một số hướng dẫn thao tác cơ bản với bảng trong Word. Hy vọng bạn có thể thực hiện tốt công việc của mình nhờ những thao tác đó.

Đọc thêm: Dangvoweb.com