Việc email nhận được quá nhiều email khiến cho dung lượng của ứng dụng này bị quá tải ảnh hưởng đến hiệu quả hiển thị của chúng, bạn cần phải xóa bớt những thứ đã đọc, những email đã quá cũ để hạn chế tình trạng đó. Dưới đây sẽ là một số hướng dẫn bạn giải phóng dung lượng cho email của mình một cách hiệu quả.

Cách xóa tệp đính kèm trong mail

Các tệp đính kèm thường chứa các dung lượng lớn hơn rất nhiều so với các mail được gửi đến. Vì vậy, việc đầu tiên nghĩ đến để giảm dung lượng cho nó là xóa bớt những tệp không quan trọng. Để xóa được nó bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:

• Trên thanh tìm kiếm: gõ lệnh Filename:dạng file (PDF, Doc, txt,..)
• Tích chọn file cần xóa và tiến hành xóa

Giảm dung lượng email bằng cách dọn thùng rác và các thư mục spam

Hiện nay, việc các doanh nghiệp sử dụng hình thức email marketing khá phổ biến, nhiều cách thức gửi đã khiến nó trở thành một mục spam trên email. Chính vì thế, mục spam của bạn sẽ tốn rất nhiều dung lượng của gmai và bạn cần phải xóa bỏ chúng để tăng không gian lưu trữ cho email. Có thể xóa bỏ các thư trong mục này bằng cấu trúc in:spam trên thanh tìm kiếm -> tích chọn và xóa chúng đi.

Thu mục thùng rác cũng là nơi bạn cần phải dọn dẹp. Bởi lẽ các yêu cầu xóa trước của bạn sẽ không xóa hoàn toàn mà được chuyển chúng vào hòm thư rác, điều này giúp bạn có thể lấy lại dữ liệu trong vòng 30 ngày kể từ khi xóa. Chọn vào đó và thực hiện lệnh xóa để mail hoạt động tốt hơn.

Xem thêm: Thuê thiết kế website tin tức giá rẻ

Xóa các email cũ , email đã đọc

Nhờ chức năng lọc giúp cho người dùng có thể lọc được các email bạn đã đọc hay email quá lâu theo các khoảng thời gian. Bạn có thể sử dụng cấu trúc trên thanh tìm kiếm để lọc email như: older_than:1m/w/d… (có thể là 1 tháng, 2 tháng hay 3 tháng/năm/ngày,… Đối với những thư đã đọc hay chưa có thể lọc bằng cấu trúc: in:inbox is:read/unread.

Trước khi xóa dữ liệu cần phải sao lưu

Nếu không thể xóa được email vì một lý do nào đó, bạn có thể tải chúng về để lưu trữ trong máy của mình rồi sau đó hẵng xóa trên email. Bằng cách sử dụng một ứng dụng trên PC, ví dụ như Thunderbird hay ứng dụng Email có sẵn trong Windows hoặc OS X, bạn có thể tải về các thư này, sau đó xuất ra để lưu giữ vào một chỗ nào đó. Cách xuất thì tùy vào ứng dụng, thường tính năng này sẽ nằm trong menu File > Export.

Với các cách thức trên sẽ giúp bạn nhanh chóng giảm được dung lượng cho email của mình. Cách thức trên bạn có thể thao tác dễ dàng và nhanh chóng để Gmail hoạt động tốt nhất.